En la actualidad, una gestión financiera eficiente es esencial para la competitividad empresarial, ya que permite optimizar recursos y garantizar la sostenibilidad a largo plazo. Sin embargo, un factor que a menudo se pasa por alto es el impacto de los errores humanos en estos procesos. Datos mal ingresados, cálculos incorrectos o detalles que se pasan por alto, son errores pueden parecer menores a simple vista, pero sus consecuencias se traducen en costos significativos y pérdidas que afectan directamente la estabilidad de las empresas.
En este artículo, exploraremos cómo ciertas herramientas y soluciones tecnológicas pueden mitigar los errores humanos en la gestión financiera y fortalecer la estabilidad empresarial.
Los costos ocultos de los errores humanos en las empresas
Los errores en la gestión financiera pueden presentarse en múltiples formas:
- Errores en la entrada de datos: Un número mal escrito en una hoja de cálculo puede llevar a reportes financieros inexactos.
- Errores de conciliación bancaria: Omisiones o fallos en la conciliación pueden generar inconsistencias en el flujo de caja.
- Desactualización de información: El uso de documentos físicos o sistemas no centralizados puede hacer que los datos financieros no reflejen la realidad de la empresa.
- Falta de control en gastos y presupuestos: Errores en la categorización de gastos o en la proyección presupuestaria pueden generar pérdidas y afectar la rentabilidad.
Según el informe mundial sobre delitos económicos y fraudes 2022 de PwC, más del 50% de las organizaciones encuestadas experimentaron algún tipo de fraude entre 2021 y 2022, siendo los errores humanos y las fallas en los controles internos factores contribuyentes significativos.
Además, el informe de 2024 destaca que las formas más comunes de delitos económicos reportadas incluyen fraude al cliente (40%), cibercrimen (36%) y apropiación indebida de activos (31%). Aunque estos datos no se refieren directamente a errores humanos, subrayan la importancia de contar con sistemas robustos para prevenir diversas formas de fraude.
Cómo las soluciones tecnológicas reducen los errores humanos
Para minimizar estos riesgos, es clave implementar herramientas tecnológicas diseñadas para mejorar la precisión y eficiencia en la gestión financiera. Algunas de las soluciones más efectivas incluyen:
Software de gestión financiera
son programas u aplicaciones que permiten controlar y organizar las finanzas empresariales de manera articulada y en un solo lugar. Con ello, se logra:
- Automatizar cálculos y reducir errores de ingreso manual.
- Generar reportes en tiempo real con información precisa.
- Controlar presupuestos y prever desviaciones antes de que se conviertan en problemas.
Un ejemplo destacado es IRIS, una solución en la nube desarrollada por Zibor que integra en un solo lugar la administración de riesgos, continuidad de negocio, seguridad de la información, auditoría, gestión de incidentes y cumplimiento normativo. Aunque no es un software financiero en sentido estricto, IRIS contribuye significativamente a la gestión financiera al:
- Identificar y mitigar riesgos financieros potenciales
- Asegurar la continuidad operativa, evitando interrupciones costosas.
- Garantizar el cumplimiento de normativas financieras y regulatorias.
Al centralizar estos procesos, IRIS ayuda a reducir la probabilidad de errores humanos que pueden afectar la salud financiera de la empresa.
Plataformas en la Nube para la Gestión de Datos Financieros
El uso de Soluciones en la Nube permite acceder a la información financiera en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, asegurando que todos los datos estén siempre actualizados y disponibles para los responsables del área. Beneficios clave incluyen:
- Eliminar la duplicidad de documentos y errores de versiones desactualizadas.
- Seguridad reforzada con copias de seguridad automáticas.
- Acceso controlado para evitar modificaciones no autorizadas.
Seguridad y protección de datos
Uno de los riesgos más grandes en la gestión financiera es la vulnerabilidad ante ciberataques o accesos no autorizados. Implementar soluciones tecnológicas como:
- Sistemas de autenticación y cifrado de datos: Evitan el acceso indebido a la información financiera.
- Herramientas de monitoreo y auditoría: Permiten detectar anomalías en transacciones y corregirlas antes de que generen un problema grave.
- Protocolos de respaldo: Garantizan que la información financiera esté protegida ante fallos tecnológicos o ataques externos.
Metodologías ágiles para la gestión financiera
Adoptar metodologías ágiles en la gestión financiera permite mejorar la toma de decisiones y minimizar riesgos. Algunas prácticas recomendadas incluyen:
- Implementación de ciclos de revisión frecuentes para detectar errores a tiempo.
- Uso de tableros de control para visualizar métricas clave en tiempo real.
- Reuniones de seguimiento financiero para evaluar el desempeño y realizar ajustes oportunos.
El futuro de la gestión financiera con implementación tecnológica
La digitalización financiera ayuda a reducir errores y mejora la capacidad de las empresas para tomar decisiones estratégicas basadas en datos confiables. A medida que las soluciones tecnológicas avanzan, contar con herramientas adecuadas pasa a ser una necesidad para las empresas que buscan eficiencia y competitividad.
Reducir los errores humanos en la gestión financiera es posible con la implementación de las herramientas y metodologías adecuadas. Adoptar soluciones tecnológicas permite fortalecer los procesos internos, minimizar riesgos y mejorar la rentabilidad del negocio. En un entorno donde la precisión y la agilidad financiera son esenciales, apoyarse en la tecnología marcará la diferencia en la estabilidad y crecimiento de cualquier empresa.
Fuentes:
Encuesta mundial sobre delitos económicos y fraudes 2022 – PwC
Encuesta mundial sobre delitos económicos y fraudes 2024 – PwC
Digitalización financiera: transformando la gestión de empresas – Workcapital
